Secrétaires de direction, dans le code CNP 1222
 
 
 
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Secrétaires de direction, dans le code CNP 1222

Niveau : technique

La distinction se fait essentiellement sur la base des tâches et du diplôme requis, et le niveau de supervision peut également aider à circonscrire le poste.

Tâches

Les secrétaires de direction collaborent avec le personnel cadre en planifiant, organisant et encadrant le travail de bureau et les aspects administratifs d’une direction.

  • Tenir à jour l’agenda et fixer les rendez-vous de la direction, organiser les déplacements de la direction;
  • Organiser les réunions de la direction, convoquer les participants, préparer l’ordre du jour, préparer la documentation requise, prendre les dispositions nécessaires pour la tenue de la réunion  (salle, matériel, etc.), prendre des notes et rédiger des comptes-rendus;
  • Prendre connaissance, classer et assurer le suivi de la correspondance de la direction;
  • Coordonner la préparation, la production et la présentation de notes de service, mémoires ou rapports;
  • Tenir à jour le budget de sa direction, compiler et préparer de l’information sous diverses formes (tableaux de données, note d’information succinctes, etc.);
  • Organiser et tenir à jour des systèmes de classement, des fichiers de suivi;
  • Se tenir à jour sur les politiques, procédures, règlements et directives applicables dans sa direction et faires les suivis appropriés pour leur application, élaborer des procédures simples quant aux aspects administratifs du travail pour sa direction (ex : procédure pour signaler une absence);
  • S’occuper de certains aspects liés aux ressources matérielles pour sa direction : achat de matériel de bureau, appels aux fournisseurs, etc.;
  • Peut s’occuper de certains suivis de gestion des dossiers du personnel de sa direction et de certains aspects liés à la gestion des ressources humaines (convoquer des candidats en entrevue, par exemple).

 

Porter attention à l’élément suivant : La vente ne fait pas partie des attributions des secrétaires de direction.

Conditions d’accès à la profession

  • Un diplôme d'études secondaires est exigé.
  • Un baccalauréat en administration publique, en sciences politiques ou dans une discipline connexe est habituellement exigé.
  • De l'expérience dans un poste administratif connexe est habituellement exigée.

Niveau de supervision 

Les secrétaires de direction relèvent directement d’un membre de la direction ou de la haute direction et collaborent étroitement avec celui-ci.

 

Source : Emploi-Québec.

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Dernière modification : 2016-03-11
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